Cara Pemeliharaan Arsip

kali ini saya akan mengemikakan cara pemeliharaan arsip. mari kita lihat bersama

Pemeliharaan Arsip

      Pemeliharaan berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang.

Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan.

Penyeabab kersakan arsip:

      1. Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga, yaitu:

   - Jamur

• Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
• Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
• Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
• Perekat kertas menjadi rusak
• Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya

   - Serangga

• Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
• Membuat sarang pada tumpukan arsip
• Merusak jilid dan buku
• Merusak kertas, foto dan label
• Jenis serangga seperti rayap, ngengat

      2. Faktor Fisik

• Cahaya
• Panas
• Air

      3. Faktor Kimiawi

• Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
• Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

      4. Faktor Bencana

Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip 

Cata pemeliharaannya:

1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. 
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan,
3. Menyimpan pada ruangan khusus, Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
5. Melakuka Fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik
10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.

Tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah:

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat

semoga bermannfaat